1. Tầm quan trọng của giai đoạn khởi động dự án/Why is project initiation essential?

Khởi động dự án hay còn gọi là bắt đầu là giai đoạn đầu tiên của dự án, điều thực sự quan trọng là làm cho đúng. Một sự khởi đầu được lên kế hoạch tốt sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho dự án và thiết lập nó để thành công.

Khởi động dự án được bắt đầu sau khi một vấn đề hoặc cơ hội đã được xác định trong một tổ chức. Thông thường, các bên liên quan như các nhà lãnh đạo cấp cao tại một công ty sẽ bắt đầu một dự án để giải quyết một nhu cầu cụ thể cho doanh nghiệp. Ví dụ: công ty muốn tung ra một sản phẩm mới, cải thiện phúc lợi của nhân viên hoặc giảm chi phí trong một bộ phận nhất định.

Với tư cách là người quản lý dự án, PM có trách nhiệm giúp xác định các mục tiêu, nguồn lực và các chi tiết khác của dự án dựa trên các cuộc thảo luận ban đầu với các bên liên quan của dự án. Mặc dù người khác có thể đưa ra ý tưởng cho dự án, nhưng công việc của PM vẫn là tìm ra tất cả các phần quan trọng cần kết hợp với nhau để hoàn thành công việc.

Giai đoạn bắt đầu là thời điểm quan trọng để tìm hiểu các bên liên quan đúng kỳ vọng, thực hiện nghiên cứu, xác định nguồn lực và ghi lại rõ ràng các thành phần chính của dự án. Làm điều này sẽ giúp PM củng cố phạm vi hoặc ranh giới (scope) của dự án.

Nếu dự án không được bắt đầu đúng cách, mọi thứ có thể trở nên sai lầm khá nhanh. Ví dụ: nếu không có đủ hiểu biết về các mục tiêu của dự án, PM có thể đánh giá thấp những nguồn lực cần hoặc dự án có thể kéo dài bao lâu. Hoặc, nếu không đồng ý với các bên liên quan về mục tiêu kỳ vọng, PM có thể nghĩ rằng dự án đã được hoàn thành thành công, trong khi các bên liên quan có thể nghĩ rằng nó không đạt được mục tiêu của họ. Đồng thuận và đạt được sự rõ ràng trong giai đoạn bắt đầu có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công việc phụ cho mọi người trong suốt dự án. Việc khởi động dự án đúng đắn cũng giúp đảm bảo rằng lợi ích của kết quả dự án sẽ lớn hơn chi phí của dự án.

2. Chi phí dự án / Cost

Để xác định điều này, PM sẽ thực hiện phân tích lợi ích chi phí, là quá trình cộng giá trị kỳ vọng của một dự án (lợi ích) và so sánh chúng với chi phí đầu tư. Để làm điều này, PM sẽ làm việc với các bên liên quan để xem xét một số câu hỏi để thu thập thông tin yêu cầu, mục tiêu của dự án. Để xác định lợi ích của một dự án, những câu hỏi đó có thể bao gồm: Dự án này sẽ tạo ra giá trị gì? Dự án này có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền cho tổ chức của chúng tôi? Dự án sẽ mang lại bao nhiêu tiền từ các khách hàng hiện tại? Bao nhiêu thời gian sẽ được tiết kiệm? Trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện như thế nào? Và để xác định chi phí của dự án, những câu hỏi đó có thể bao gồm: Mọi người sẽ phải dành bao nhiêu thời gian cho dự án này? Chi phí một lần sẽ là bao nhiêu? Có bất kỳ chi phí liên tục? Còn chi phí dài hạn thì sao? Lợi ích của một dự án phải luôn lớn hơn chi phí, vì vậy điều thực sự quan trọng là PM phải xem xét những câu hỏi này sớm.