1. ƯỚC TÍNH THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG
2. PHÁC THẢO TIẾN ĐỘ SỢ BỘ
3. LÀM VIỆC VỚI SƠ ĐỒ MẠNG
4. KIỂM SOÁT DỰ ÁN

1.ƯỚC TÍNH THỜI GIAN HOẠT ĐỘNG

Để lập tiến độ hiệu quả, cần phải biết thời gian tiêu tốn cho mỗi hoạt động. Điều quan trọng là phải xác định tính chính xác, bởi những dự đoán sai lệch sẽ làm hỏng cả dự án. Các thành viên trong nhóm nên đóng góp ý kiến để đảm bảo rằng họ nhất trí với khung thời gian ước tính, vì họ là những người trực tiếp thực hiện hoạt động với thời hạn đề ra. Nếu không nắm chắc khoảng thời gian cần thiết cho một hoạt động nào đó, hãy dự đoán khoảng thời gian tối đa và tối thiểu cần thiết, rồi hãy chon ra một số trung gian thích hợp. Nếu dự án gặp sức ép về thời gian, có thể xác định cắt giảm thời gian ở công đoạn nào để rút ngắn thời gian cho toàn bộ dự án.

2. PHÁC THẢO TIẾN ĐỘ SƠ BỘ

Tại thời điểm này, nhà quản lý dự án và nhóm đã nắm được tẩt cả các thông tin cần thiết để lập tiến độ sơ bộ như danh sách nhiệm vụ, kết quà ước tính thời gian cho từng nhiệm vụ, kiến thức vẻ các mối quan hệ nhiệm vụ... Chúng ta dùng từ sơ bộ ờ đây, bởi vì tiến độ này sẽ phải được hoàn thiện sau khi tất cả mọi người cùng xem xét, kiểm tra các khâu đình trệ v.v. Tiến độ nên:

- Xác định ngày khởi đầu và ngày kết thúc của mọi hoạt động
- Công nhận kểt quà ước tính thời gian thực hiện nhiệm vụ
- Công nhận mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

2. LÀM VIỆC VỚI SƠ ĐỒ MẠNG

2.1. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ mạng lưới trình bày mối quan hệ và sự phụ thuộc các hoạt động. Biểu đồ này có thể đơn giản hay phức tạp tuỳ theo thực tế có bao nhiêu hoạt động và cách các công việc liên hệ như thế nào.

Định nghĩa về các thuật ngữ sơ đồ mạng dự án :

Thuật ngữ	Định nghĩa
Hoạt động	Một hoạt động luôn tiêu tốn thời gian và cũng có thể là cả các nguồn lực, ví dụ như các công việc giấy tờ, lao động chân tay hoặc trí óc, các cuộc đàm phán, việc vận hành máy móc và thời gian chờ khi mua các bộ phận hoặc trang thiết bị.
Găng	Một hoạt động găng là một tác vụ được hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định mà không có độ trễ (tức là không có thời gian trễ cho phép và không được phép trễ hạn).
Đường găng	Đường găng là chặng đường dài nhất xuyên suốt một sơ đồ mạng và quyết định định thời điểm sớm nhất mà công việc của dự án được hoàn thành
Mốc sự kiện	Các điểm bắt đầu và kết thúc của các hoạt động được gọi là các mốc sự kiện. Một mốc sự kiện là một thời điểm cụ thể. Các mốc sự kiện thường được thể hiện trên đồ họa bằng một vòng tròn và có thể kèm theo các thuật ngữ chú giải (ví dụ như các từ, các số, các mã số và mã chữ).
Mốc dự án	Các mốc dự án là các mốc sự kiện thể hiện một thời điểm có tầm quan trọng đặc biệt trong một dự án. Thông thường, đó là khi hoàn thành giai đoạn chính của công việc. Việc soát xét dự án thường được thực hiện tại các mốc này
Sơ đồ mạng	Các sơ đồ mạng được gọi là các “biểu đồ mũi tên”, sử dụng đồ họa để trình bày một kế hoạch dự án thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động

Biểu đồ Gantt (còn gọi sơ đồ ngang) do kỹ sư Henry L. Gantt phát minh năm 1910 ở Mỹ. Mục đích là xác định tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc khác nhau trong dự án. Biểu đồ Gantt: thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.

Cấu trúc của biểu đồ: Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện công việc trong biểu đồ Gantt, trong đó, cột dọc trình bày công việc cụ thể; trục hoành thể hiện thờigian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.

Biểu đồ Gantt cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hoànthành của các công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời điểm khác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với những hoạt động khác. Biểu đồ Gantt được lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải, công việc nào cần làm trước xếp trước.

Các bước để tạo sơ đồ GANTT:

1. Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết
2. Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý
3. Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc
4. Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bước trên

Ưu điểm:

Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án.

Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến.

Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình nhanh chậm của các công việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.

Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc.

Đôi khi người ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: Một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm. Các công việc có thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án không được thay đổi.

Hạn chế GANTT

Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.

Khó áp dụng cho những dự án lớn nhiều công việc;

Không tính được một số chỉ tiêu;

Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.

2.2. Sơ đồ mạng lưới

Sơ đồ mạng là cơ sở để phát triển hệ thống thông tin dự án và được nhà quản lý dự án sử dụng để ra các quyết định liên quan đến quản lý tiến độ, chi phí và khối lượng côngviệc đã hoàn thành. Sơ đồ mạng dự án (kế hoạch hoạt động dự án) là cơ sở cho việc lập các kế hoạch nhân sự, kế hoạch nguồn lực, kế hoạch mua sắm, kế hoạch tài chính dự án.

Sơ đồ mạng trình bày các công việc phải thực hiện, trình tự lôgíc thực hiện các công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa sự hoàn thành các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng công việc, các công việc nằm trên đường găng, thời gian dự kiến hoàn thành cả dự án.

Sơ đồ mạng là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất. Sơ đồ mạng mô tả mối quan hệ liên tục giữa các công việc, nối kết các công việc và các sự kiện theo thứ tự trước sau của chúng. Phương pháp sơ đồ mạng trong lập tiến độ dự án đã trởnên phổ biến khoảng đầu những năm 1950 cho đến nay. Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng, nhưng được dùng phổ biến hơn cả là sơ đồ CPM (Critical Path Method – phương pháp đường găng) và sơ đồ PERT (Program and Evaluation Review Technique - Kỹ thuật đánh giá và kiểm soát chương trình). Về cơ bản, hai phương pháp này là giống nhau về hình thức, trình tự lập mạng, chỉ khác nhau về tính toán thời gian. Thời gian trong CPM là một đại lượng xác định, được tính từ định mức lao động, còn thời gian trong PERT không căn cứ vào định mức lao động để tính mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc. Đó là phương pháp "Đặt công việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow) và phương pháp "Đặt công việc trong các nút) AON - Activities on Node). Cả hai phương pháp này đều chung nguyên tắc là: Trước khi một công việc có thể bắt đầu thì tất cả các công việc trước nó phải được hoàn thành và các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa.

AON (Activities on Node) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên nút. Khi có nhiều công việc mà không có công việc trước, người ta thường biểu diễn tất cả xuất phát từ một nút được gọi là "bắt đầu". Tương tự khi có nhiều hoạt động không có công việc sau, người ta biểu diễn chúng bằng việc nối nó với một nút "kết thúc". Sơ đồ mạng AON dựa trên khái niệm sau:

Biểu diễn mạng dạng AON

Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc.

Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc. Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước.

Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng. Như vậy, theo phương pháp AON, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các công việc. Trong quá trình xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cần chú ý một số quan hệ cơ bản như quan hệ "bắt đầu với bắt đầu", quan hệ "hoàn thành với hoàn thành", quan hệ "bắt đầu với hoàn thành" và quan hệ "kết thúc với bắt đầu".

Sơ đồ mạng theo phương pháp AOA

AOA (Activities on Arrow) là sơ đồ mạng trong đó công việc đặt trên đường. Các mũi tên chỉ các công việc, còn các nút chỉ các sự kiện. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hơn phương pháp AON.

Sơ đồ mạng AOA dựa trên khái niệm sau:

Công việc là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực, và chi phí để hoàn thành.

Công việc được đặt trên các đường có mũi tên chỉ chiều thuận của công việc, trên đường này có ghi thông tin về thời gian, và chi phí, nguồn lực để hoàn thành.

Sự kiện được đặt tại nút, là điểm chuyển tiếp đánh dấu một (một nhóm) công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một (một nhóm) công việc kế tiếp.

Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

Điểm đầu tiên của mạng là điểm khởi đầu, các công việc sẽ bắt đầu được thực hiện từ đây. Điểm cuối cùng là điểm kết thúc, lúc này công việc cuối cùng sẽ được thực hiện, khép lại toàn bộ dự án.

Về nguyên tắc, để xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA, mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên có hướng nối hai sự kiện. Để đảm bảo tính lôgic của AOA, cần phải xác định được trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc. Như vậy, theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc.

Phân biệt AOA và AON

Điểm giống :

- - Đều là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc
  - Sơ đồ mạng là một thể thống nhất nên đều chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc.
  - Các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ logic trước sau giữa các công việc.
  - Là căn cứ để lập kế hoạch về thời gian, chi phí và nguồn lực để thực hiện từng công việc

Điểm khác :

Sơ đồ AOA	Sơ đồ AON
Mỗi công việc được đặt trên một mũi tên	Mỗi công việc được đặt và một điểm nút
Có thể sử dụng biển giả	Không có biến giả
Có các sự kiện ở các điểm mút	Không có các sự kiện
Các mũi tên không được giao cắt nhau và không dùng các đường cong	Các mũi tên có thể giao cắt nhau
Cách xây dựng phức tập, có thể mất \| nhiều thời gian	Cách xây dựng đơn giản, dễ dàng hơn phương pháp AOA
Chuyển tử AOA sang AON dễ dàng	Chuyển từ AON sang AOA phức tạp. mất nhiều thời gian

2.3 Sơ đồ mạng CPM

Phương pháp đường găng (CPM) được công ty Dupont và Remington Rand phát triển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hóa chất. Tuy có những nét khác nhau, như PERT giả định thời gian thực hiện các công việc thay đổi nhưng có thể tính được nhờ phương pháp xác suất còn CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều đặn đến tính toán đường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. Do vậy, trong các sách báo khi đề cập đến phương pháp quản lý tiến độ thường viết đồng thời tên của hai phương pháp (PERT/CPM).

Để dự tính thời gian thực hiện các công việc một cách có căn cứ khoa học, có thể thực hiện các bước sau:

+ Xây dựng các giả thiết liên quan đến nguồn lực.

+ Dự tính thời gian cho từng công việc dựa vào nguồn lực có thể huy động trong kế hoạch.

+ Xác định tuyến găng và độ co dãn thời gian của từng công việc.

+ So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính với mốc thời gian cho phép.

+ Điều chỉnh các yêu cầu nguồn lực khi cần thiết.

+ Để xác định được đường găng cần xác định các yếu tố thời gian trong một sự kiện.

+ Theo quy ước, một sự kiện sẽ được chia thành 4 ô; trong đó, từng ô sẽ có các kí hiệu riêng biệt thể hiện yếu tố thời gian của sự kiện đó.

Trong đó:

i, j: các sự kiện

t_{i j} : Độ dài cung ij hay thời gian thực hiện công việc mà kéo dài từ sự kiện i tới j (I là sự kiện trước, j là sự kiện sau).

E: Thời gian sớm nhất để hoàn thành sự ki ện

L: Thời gian muộn nhất để hoàn thành sự kiện

R: Thời gian dự trữ của sự kiện i, j

4.4 Sơ đồ mạng PERT

Sơ đồ mạng PERT (Program and Evalution Review Technique) là một hình thức thể hiện đồng bộ các công việc cần thiết để thi công xây dựng công trình để tìm cách lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện. Bản chất của phương pháp sơ đồ mạng PERT là đưa yếu tố không xác định vào ước lượng thời gian thực hiện các công việc và hoàn thành dự án.

PERT là một mạng công việc, bao gồm các sự kiện và công việc. Theo phương pháp AOA, mỗi công việc được biểu diễn bằng một đoạn thẳng nối 2 đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng. Các sự kiện được biểu diễn bằng các vòng tròn (nút) và được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải và trên xuống dưới, do đó, đầu mũi tên có số lớn hơn đuôi mũi tên. Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu (sự kiện đầu) và một điểm cuối (sự kiện cuối).

Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ có thể bắt đầu khi a hoàn thành

Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng cùng hoàn thành tại một thời điểm (sự kiện 3).

PERT 2.png.jpg

Công việc (biến) giả: Biến giả là một biến thể hiện một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí để thực hiện nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ giữa các công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT. Ví dụ, biến X trong mô hình bên cho biết công việc d chỉ được thực hiện khi cả hai công việc a và b đã hoàn thành.

PERT 3.png.jpg

Hai công việc thực hiện đồng thời: công việc a và b đều bắt đầu thực hiện cùng 1 thời điểm (từ sự kiện 2).

PERT 4.jpg

Dự tính thời gian cho các công việc: Có hai phương pháp chính để dự tính thời gian thực hiện các công việc: phương pháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên. Phương pháp tất định bỏ qua yếu tố bất định trong khi phương pháp ngẫu nhiên tính đến sự tác động của các nhân tố ngẫu nhiên khi dự tính thời hạn thực hiện các công việc.

4.5. Kiểm soát tiến độ dự án

Ngay cả những kể hoạch được chuẩn bị chu đáo nhất cũng có thể thất bại, do đó cần một hệ thống giám sát để cảnh báo sớm những vấn đề có thể xảy ra. Đảm bảo chắc chắn rằng bạn nắm vững những biện pháp giám sát hiệu quả và phương thúc xây dựng một quy trình cho phép phát hiện những vấn đề tiềm ẩn.

Để kiểm soát tiến độ thời gian, bạn cần cập nhật các thông tin thực tế để lập nhữngbiểu đồ thể hiện tiến độ dự án. Qua đó, bạn có thể đánh giá được tình hình thực hiện công việc, gồm thời điểm khởi công, thời điểm hoàn thành, thời gian đã thực hiện, thời gian còn lại… từ đó tính toán lại thời gian thực hiện các công việc. Thời gian tính toán lại này có thể ngắn hơn hoặc dài hơn so với thời gian theo kế hoạch ban đầu. Điều này làm xáo trộn kế hoạch, có thể dẫn đến sự thay đổi ngày tháng của các công việc chưa bắt đầu. Cuối cùng, nó có thể dẫn đến một ngày hoàn thành dự án khác so với kế hoạch ban đầu. Đối với mỗi công việc, đường nét đậm phía trên thể hiện hiện trạng thực tế các công việc, đường nét mảnh phía dưới là thể hiện kế hoạch dự kiến ban đầu. Các công việc đã hoàn thành vẽ nét liền; các công việc chưa hoặc đang thực hiện vẽ nét đứt. Hai số trong ngoặc là sai lệch (tuần) của thời điểm khởi công và thời điểm hoàn thành. Số mang dấu âm nghĩa là chậm, dấu dương là nhanh hơn so với kế hoạch ban đầu.

Kiểm soát tiến độ là dạng thức đơn giản nhất của kiểm soát dự án. Các dữ liệu về sự tiến triển thực tế được thu thập định kỳ (hàng tuần, hàng tháng...) hoặc liên tục (ngay khi một hoạt động hoàn thành hoặc một mốc thời gian đạt được) và được sử dụng làm đầu vào cho hệ thống kiểm soát. Bằng việc so sánh kế hoạch ban đầu với kế hoạch cập nhật hiện thời, sẽ phát hiện ra các sai biệt. Đây là cơ sở để đề xuất các hành động khắc phục, ví dụ như bố trí lại nguồn lực nhằm đẩy nhanh tiến độ các công việc bị chậm.