3.2.1. Khái niệm & phương pháp
3.2.2. Tác dụng của phân chia công việc
3.2.3. Lập những chú giải cần thiết
3.2.4. Yếu tố thành công của WBS

Khái niệm và Phương pháp thực hiện phân chia công việc

Paste Tab 1 content here

Có nhiều công cụ để thể hiện kế hoạch, tuy nhiên, trong lĩnh vực kế hoạch dự án có 3 công cụ khá đặc trưng để trình bày kế hoạch dự án là phương pháp phân chia công việc, sơ đồ mạng (PERT) và biểu đồ GANTT.

Sơ đồ mạng và biểu đồ GANTT được trình bày chi tiết trong Chương 4, nên phần này chỉ trình bày nội dung của phương pháp cấu trúc phân chia công việc (WBS) dự án.

Sau khi xây dựng được ý tưởng dự án, việc tiếp theo là xác định, liệt kê, lập biểu bảng giải thích cần thiết cho các nhiệm vụ và công việc cần thực hiện, nghĩa là cần phát triển những kê hoạch đầu tiên cho dự án. Phần lập kế hoạch này gọi là kế hoạch quản trị phạm vi.

Quản trị phạm vi dự án là việc phân định các công việc thuộc và không thuộc dự án. Nó bao gồm nhiều quá trình thực hiện để khẳng định dự án đã bao quát được tất cả các công việc cần thiết và chỉ gồm những công việc đó. Một trong những phương pháp quan trọng để xác định phạm vi dự án là phương pháp “Cơ cấu phân chia công việc ”.

1. Khái niệm

Cơ câu phân chia công việc (gọi ngắn gọn là phân chia công việc) là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định,liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

Về hình thức, sơ đồ cơ cấu phân chia công việc dự án giống như một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Một sơ đồ phân chia công việc có nhiều cấp bậc. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện. Các cấp bậc thấp dạn thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể. Số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân chia công việc phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Có thể phát triển sơ đồ cơ cấu phân chia công việc theo nhiều phương pháp. Ba phương pháp chính thưòng được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgic), phương pháp phân chia theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ) và phương pháp phân chia theo mô hình tổ chức (chức năng). Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp các phương pháp trên. Tuy nhiên, không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc.

Bảng 2.1. Trình bày ý nghĩa của từng cấp bậc theo ba phương pháp. Thông thưòng có thể sử dụng sáu cấp độ để phân chia công việc, trong đó ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật. Ở cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết. Tuy nhiên, mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người để người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi “công việc đó đã hoàn thành hay chưa?”, và nếu hoàn thành rồi thì “có thành công hay không?”.

Phân chia công việc cần đựợc tiến hành ngay từ khi xác lập xong ý tưởng dự án. Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả các lĩnh vực. Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh vực liên quan khi thực hiện phân tách công việc. Phân chia công việc cần đảm bảo yêu cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau và phản ánh được tiến độ thực hiện dự án.

B2.1.png

Ví dụ, thứ bậc phân tách công việc một dự án xây dựng được trình bày như ở bảng Bảng 2.2. Trình bày các cấp độ công việc, thứ tự trước sau và tình hình chi phí kế hoạch và thực tê cho từng công việc. Ảnh chụp Màn hình 2022-12-07 lúc 15.26.16.png

Heading for Tab 2

Paste Tab 2 content here

2.2. Tác dụng của phân chia công việc

Phân tách công việc là cơ sỏ để thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác của dự án. Nó có những tác dụng chính sau đây:

- Trên cơ sở sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án. WBS làm cho mọi người đều quan tâm hơn đến dự án và làm các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau.

- Phân chia công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM.

- Sơ đồ phân chia công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án. Ví dụ, việc bố trí lao động, máy móc thiết bị cũng như lập dự toán chi phí theo phương pháp từ dưới lên... đều căn cứ vào sơ đồ phân tách công việc dự án.

- Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ.

- Với sơ đồ phân chia công việc, các nhà quản lý dự án trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó.

Heading for Tab 3

Paste Tab 3 content here

2.3. Lập những chú giải cần thiết

Để phát triển một kế hoạch dự án, đổi với mỗi công việc trong sơ đồ phân chia công việc cần lập chú giải chi tiết. Bảng chú giải cho sơ đồ phân tách công việc bao gồm những thông tin sau:

- Liệt kê những yếu tố đầu vào cần thiết, những bản vẽ kỹ thuật, các kết quả cuối cùng cần đạt... cho từng công việc. Ví dụ, khi trình bày kết quả của một dự án phát triển máy tính có thể liệt kê sản phẩm phần cứng, phần mềm, các báo cáo...

- Chỉ rõ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan (chỉ rõ xem cần đòi hỏi ngưòi khác điều gì để bắt đầu công việc?).

- Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động để thực hiện từng công việc. Xác định qui mô thiết bị, hệ thông nhà xưởng, điện nước, nguyên liệu, tiền vốn... cho các công việc dự án.

- Ước tính thời gian thực hiện từng công việc (Nhiệm vụ đó kéo dài bao lâu, bắt đầu và kết thức khi nào). Đây là cơ sỏ để xây đựng kế hoạch tiến độ dự án.

- Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đổi với từng nhiệm vụ. Ví dụ, xác định trách nhiệm của cán bộ các cấp trong quản lý dự án thể hiện ở Bảng 2.3. Ảnh chụp Màn hình 2022-12-07 lúc 15.41.12.png

Các cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng hoặc trợ giúp xây dựng sơ đồ phân tách công việc cần kiểm tra lại sơ đồ đã thiết lập, các ưóc lượng thời gian và ngân sách. Mục đích là làm rõ tính chính xác của sơ đồ phân tách công việc, của các dự toán và kiểm tra tính liên hệ lẫn nhau giữa các công việc.

Heading for Tab 4

Paste Tab 4 content here

2.4. Yếu tố thành công của WBS

- Một gói công việc được coi là rõ ràng, bao gồm những đặc tính sau:

- Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể xác định đƣợc.

- Gói công việc có những công tác khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng.

- Gói công việc phải quen thuộc, thời gian, chi phí và các nguồn lực khác phải được dự báo một cách dễ dàng.

- Gói công việc bao gồm những phần việc nhỏ có thể quản lý, xác định được và phải tƣơng đối độc lập với các công việc khác.

- Gói công việc thường được thực hiện liên tục.