4.1. VÒNG ĐỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
4.2. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN TIÊU BIỂU

4.1. Vòng đời của dự án

Vòng đời là một cách tuyệt vời để hướng dẫn dự án của bạn đi đúng hướng để bạn và dự án của bạn luôn đi đúng hướng và kết thúc ở đúng nơi. Hầu hết các vòng đời của dự án đều có bốn giai đoạn chính, mỗi giai đoạn có các nhiệm vụ và mối quan tâm riêng. Các giai đoạn chính của một dự án là:

Life cycle-1.png

Khởi động/bắt đầu dự án. Các quy trình được thực hiện để xác định một dự án mới (hoặc một giai đoạn mới của một dự án hiện có) bằng cách có được sự cho phép để bắt đầu dự án (hoặc giai đoạn). Giai đoạn này là khi dự án được lập kế hoạch ban đầu và quyết định triển khai. Trong giai đoạn này, các nhà quản lý dự án sẽ nghiên cứu, đánh giá khả năng và xác định các thông tin cần thiết để bắt đầu dự án. Việc thành lập một nhóm dự án và thiết lập các mục tiêu, dự định kế hoạch và kinh phí cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Ví dụ: Công ty X quyết định xây dựng một khu phức hợp thương mại và dân cư mới. Giai đoạn khởi tạo của dự án bao gồm nghiên cứu thị trường, xác định vị trí và kế hoạch chi phí ban đầu.
Lập kế hoạch dự án. Các quy trình cần thiết để thiết lập phạm vi của dự án, tinh chỉnh các mục tiêu và xác định tiến trình hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu mà dự án đã thực hiện để đạt được. Sau khi dự án được phê duyệt, đã đến lúc bắt đầu triển khai. Giai đoạn này là khi kế hoạch chi tiết được xác định để thực hiện dự án. Các công việc, nguồn lực và tiến độ được lập kế hoạch và quản lý để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và đáp ứng các mục tiêu đã đề ra. Ví dụ: Công ty X đã hoàn thành giai đoạn khởi tạo, và tiếp tục vào giai đoạn lập kế hoạch để xác định các công việc cụ thể, đưa ra kế hoạch chi tiết về lịch trình, ngân sách, tài nguyên và nhân lực cần thiết để triển khai dự án xây dựng khu phức hợp mới.
Thực hiện dự án. Các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ và hiệu suất của dự án; xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần thay đổi kế hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng. Giai đoạn này là khi các hoạt động được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản lý và giám sát tiến độ, đảm bảo tất cả các công việc được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu. Ví dụ: Công ty X đã hoàn thành giai đoạn lập kế hoạch và bắt đầu thực hiện dự án bằng cách xây dựng khu phức hợp mới. Trong giai đoạn này, công ty cần phải quản lý tiến độ xây dựng, đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện đúng theo lịch trình và chất lượng yêu cầu. Việc quản lý chi phí và tài nguyên cũng là rất quan trọng trong giai đoạn này.
Kết thúc dự án. Cuối cùng, khi tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành, tất cả các tài nguyên đã được hạch toán và dự án đã vượt qua vạch đích, đã đến lúc đóng dự án. Một lý do quan trọng là để nhóm có một khoảnh khắc để ăn mừng tất cả những gì họ đã làm việc chăm chỉ. Kết thúc dự án cũng là cơ hội để đánh giá dự án đã diễn ra như thế nào. Bạn có thể ghi lại những gì hiệu quả và những gì không để bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho lần sau. Ngay cả khi dự án đã thành công rực rỡ, bạn vẫn nên dành thời gian để suy ngẫm. Kết thúc dự án cũng là một cách tuyệt vời để kết nối với bất kỳ ai bên ngoài nhóm của bạn, những người có thể quan tâm đến mục tiêu của dự án. Giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án là khi dự án được hoàn thành và chấm dứt. Khi đạt được các mục tiêu đã đề ra, công ty X sẽ đánh giá lại các hoạt động đã thực hiện và đảm bảo rằng tất cả các công việc đã hoàn thành đầy đủ và chất lượng. Ví dụ: Sau khi khu phức hợp mới được xây dựng hoàn tất, công ty X sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá lại các hoạt động thực hiện để đảm bảo rằng tất cả các công việc đều được thực hiện đầy đủ và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Sau đó, công ty sẽ chuyển giao dự án cho chủ sở hữu và kết thúc quá trình triển khai dự án.

Một số dự án như ví dụ về chiến dịch sẽ có ngày kết thúc cố định. Một khi dự án kết thúc, không còn việc để làm nữa. Tuy nhiên, có các dự án khác có dòng kết thúc khác nhau. Ví dụ: một dự án mà bạn đang triển khai hệ thống gọi món mới tại một nhà hàng đã hoàn tất sau khi hệ thống được thiết lập và nhân viên biết cách thức hoạt động của hệ thống. Tại thời điểm đó, mục tiêu của bạn đã hoàn thành. Đã đến lúc bàn giao dự án cho một nhóm khác, tuy nhiên, bạn có nhiệm vụ cung cấp hỗ trợ và đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động hàng ngày trong một khoản thời gian cố định.

4.2. Phương pháp QLDA: Waterfall vs Agile

Hiểu các nguyên tắc cơ bản và sự khác biệt giữa các phương pháp quản lý dự án phổ biến này có thể giúp bạn thể hiện kiến thức quản lý dự án của mình trong một cuộc phỏng vấn. Nó cũng có thể giúp bạn đánh giá một dự án để xác định cách tiếp cận phù hợp khi thực hiện công việc.

Waterfall và Agile được triển khai theo nhiều cách khác nhau trên nhiều dự án khác nhau và một số dự án có thể sử dụng các khía cạnh của từng cách. Biểu đồ dưới đây mô tả ngắn gọn và so sánh cách tiếp cận Waterfall và Agile. Bạn có thể sử dụng nó như một công cụ tham khảo nhanh, nhưng lưu ý rằng trong thực tế, sự khác biệt giữa hai cách tiếp cận này có thể không phải lúc nào cũng được xác định rõ ràng.

1. Thế nào là mô hình Waterfall/Thác nước:

Phương pháp thác nước được tạo ra vào những năm 70 và đề cập đến thứ tự tuần tự của các giai đoạn. Bạn hoàn thành từng việc một theo dòng giống như một thác nước bắt đầu từ đỉnh núi và đi xuống phía dưới.

Waterfall được sử dụng trong các ngành kỹ thuật vật lý như sản xuất và xây dựng, sau đó phần mềm nổi lên như một lĩnh vực kỹ thuật quan trọng và Waterfall cũng được áp dụng cho các dự án đó. Nó vẫn được sử dụng rất nhiều trong các lĩnh vực kỹ thuật bao gồm thiết kế và ứng dụng tính năng sản phẩm, còn được gọi là thiết kế ứng dụng.

Theo thời gian, các ngành khác như lập kế hoạch sự kiện và bán lẻ đã điều chỉnh các giai đoạn của Thác nước để phù hợp với các dự án của họ. Hiện tại có nhiều kiểu Thác nước và mỗi kiểu có một bộ các bước cụ thể của riêng nó. Tuy nhiên, điểm chung của tất cả chúng là chúng tuân theo một tập hợp các bước được sắp xếp có liên quan trực tiếp đến các kỳ vọng, nguồn lực và mục tiêu được xác định rõ ràng và không có khả năng thay đổi.

Các giai đoạn của vòng đời dự án Thác nước tuân theo cùng một luồng vòng đời dự án tiêu chuẩn: Bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, bao gồm quản lý và hoàn thành nhiệm vụ, và kết thúc. Khi nào bạn muốn sử dụng cách tiếp cận Thác nước để quản lý dự án? Đó là, khi các giai đoạn của dự án được xác định rõ ràng hoặc khi có các nhiệm vụ phải hoàn thành trước khi một nhiệm vụ khác có thể bắt đầu, hoặc khi các thay đổi đối với dự án rất tốn kém để thực hiện khi nó bắt đầu. Ví dụ: nếu bạn đang phục vụ một sự kiện cho khách hàng với ngân sách eo hẹp, bạn có thể muốn sử dụng phương pháp Thác nước. Bằng cách này, bạn có thể xác nhận số lượng khách trước, sau đó xác định thực đơn rất rõ ràng, nhận được sự chấp thuận và thống nhất về các món trong thực đơn và chi phí, gọi những nguyên liệu không thể trả lại và phục vụ khách thành công. Vì ngân sách có hạn, bạn không thể thay đổi hoặc lãng phí thức ăn. Phương pháp truyền thống sẽ không cho phép khách hàng thay đổi menu sau khi đặt hàng. Bạn cũng có thể đặt bàn, ghế và bát đĩa vì bạn biết chính xác số lượng và loại thực phẩm đang được chuẩn bị. Một cách tiếp cận truyền thống được cân nhắc kỹ lưỡng để quản lý dự án có thể giúp bạn đạt được kết quả mong muốn với ít khó khăn nhất có thể trong quá trình triển khai dự án. Bằng cách dành nhiều nỗ lực hơn để suy nghĩ trước toàn bộ dự án, bạn sẽ chuẩn bị cho mình thành công. Trong một thế giới lý tưởng, làm theo cách tiếp cận này sẽ giúp bạn xác định đúng người và nhiệm vụ, lập kế hoạch phù hợp để tránh bất kỳ trục trặc nào trong quá trình thực hiện, tạo khoảng trống để ghi lại các kế hoạch và tiến độ của bạn, đồng thời cho phép bạn đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, thực tế thực hiện dự án không phải lúc nào cũng đi theo kế hoạch. Phương pháp Thác nước có một số thực hành quản lý rủi ro để giúp tránh và đối phó với những thay đổi của dự án.

2. Mô hình Agile là gì?

Phương pháp nhanh là một phương phát lặp liên tục gia đoạn phát triển và thử nghiệm trong quá trình phát triển phần mềm. Trong mô hình này, các hoạt động phát triển và thử nghiệm là đồng thời, không giống như mô hình Thác. Quá trình này cho phép giao tiếp nhiều hơn giữa khách hàng, nhà phát triển, người quản lý và người thử nghiệm.

Agile là một cách tiếp cận quản lý dự án phổ biến khác. Thuật ngữ “Agile - nhanh nhẹn” có nghĩa là có thể di chuyển nhanh chóng và dễ dàng. Nó cũng đề cập đến tính linh hoạt, có nghĩa là sẵn sàng và có thể thay đổi và thích nghi. Các dự án sử dụng phương pháp Agile thường có nhiều nhiệm vụ được thực hiện cùng một lúc hoặc trong các giai đoạn hoàn thành khác nhau khiến nó trở thành một phương pháp lặp đi lặp lại. Các khái niệm hình thành phương pháp Agile bắt đầu xuất hiện vào những năm 90 để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về việc cung cấp sản phẩm nhanh hơn, chủ yếu là các ứng dụng phần mềm vào thời điểm đó. Nhưng nó không được đặt tên chính thức là Agile cho đến năm 2001.

Nói chung, các giai đoạn của một dự án Agile cũng tuân theo các giai đoạn trong vòng đời dự án mà chúng tôi đã mô tả trước đó. Tuy nhiên, thay vì phải luôn đi theo thứ tự hoặc đợi một giai đoạn kết thúc trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo, các giai đoạn của dự án Agile chồng lên nhau và các nhiệm vụ được hoàn thành trong các lần lặp lại, mà trong Scrum, được gọi là chạy nước rút. Scrum là một hình thức của Agile mà bạn sẽ tìm hiểu thêm trong khóa học tập trung hoàn toàn vào Agile, và khi chạy nước rút, chúng không có nghĩa là chạy một cuộc đua càng nhanh càng tốt. Trong trường hợp này, chạy nước rút là những khoảng thời gian ngắn thường từ một đến bốn tuần trong đó một nhóm làm việc cùng nhau để tập trung hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Điều quan trọng cần hiểu là Agile là một tư duy hơn là một loạt các bước hoặc giai đoạn. Nó liên quan đến việc xây dựng một nhóm cộng tác hiệu quả, tìm kiếm phản hồi thường xuyên từ khách hàng để họ có thể mang lại giá trị tốt nhất nhanh nhất có thể và điều chỉnh khi có thay đổi.

Các dự án phù hợp nhất với cách tiếp cận Agile là những dự án mà khách hàng có ý tưởng về những gì họ muốn nhưng không có hình dung cụ thể trong đầu hoặc họ có một loạt các phẩm chất mà họ muốn thấy ở kết quả cuối cùng, nhưng không quan tâm đến chính xác nó trông như thế nào. Một chỉ báo khác cho thấy một dự án có thể hưởng lợi từ Agile là mức độ không chắc chắn và rủi ro cao liên quan đến dự án. Chúng ta sẽ nói thêm về những điều đó sau. Một ví dụ về dự án hoạt động tốt với phương pháp Agile có thể là xây dựng một trang web. Nhóm của bạn sẽ xây dựng các phần khác nhau của trang web trong giai đoạn chạy nước rút và phân phối từng phần cho khách hàng khi chúng được xây dựng. Bằng cách này, trang web có thể được khởi chạy với một số phần, chẳng hạn như trang chủ chính đã hoàn tất và sẵn sàng cho công chúng xem, trong khi các phần khác, có thể là blog của công ty hoặc khả năng đặt lịch hẹn trực tuyến, tiếp tục được xây dựng theo thời gian. Điều này cho phép nhóm sớm nhận được phản hồi về những gì hoạt động và những gì không, thực hiện các điều chỉnh trong quá trình thực hiện và giảm thiểu những nỗ lực lãng phí.

Cũng ví dụ về trang web này, phương pháp Thác nước sẽ lập kế hoạch và yêu cầu toàn bộ trang web phải hoàn tất trước khi có thể khởi chạy. Có hiểu biết cơ bản về Waterfall và Agile sẽ giúp bạn tìm ra cách hiệu quả để tổ chức và lập kế hoạch cho dự án của mình. Biết về hai phương pháp này sẽ có ích trong các cuộc phỏng vấn việc làm trong tương lai, bởi vì bạn sẽ có thể chứng minh sự hiểu biết vững chắc về bối cảnh quản lý dự án. Waterfall và Agile là hai trong số các phương pháp quản lý dự án phổ biến và nổi tiếng hơn, nhưng chúng không phải là phương pháp duy nhất hoặc tốt nhất. Trong các video tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về Lean Six Sigma, một cách khác để tiếp cận các dự án. Tại Google, dù bạn có tin hay không, chúng tôi chọn từ nhiều phương pháp trong số này để quản lý dự án.

日韩料理.jpg